Audyt lean management

0
52

Wydawać by się mogło, że po wdrożeniu zmian, które sprzyjają nie tylko większemu komfortowi pracy, ale też zmniejszeniu kosztów, uzyskiwaniu produktów wyższej jakości i zwiększeniu konkurencyjności na rynku, każdy pracownik będzie dbał o to, by pamiętać o wszystkich metodach i zasadach lean.

Każdy będzie, zgodnie z filozofią kaizen, starał się nie tylko trzymać wdrożonych metod, ale także ulepszać je małymi krokami. Tak oczywiście wyglądałaby sytuacja w idealnym świecie.

Tymczasem stan procesów musi być regularnie kontrolowany, jeśli wdrożenie lean ma przynieść spodziewane efekty. Audyty lean management podtrzymują to, co działa i odkrywają miejsca do poprawy. Można się nawet posunąć do stwierdzenia, że o jakości wdrożenia będzie decydowała jakość audytu lean management.

Audyt lean management
Audyt lean management

Warunki dobrego audytu lean management

Zdarzają się sytuacje, w których audyty lean management nie przynoszą spodziewanych efektów mimo zaangażowania i wszelkich starań audytorów.

Jakie są przyczyny takiego stanu rzeczy?

Dobry audyt musi spełniać co najmniej kilka warunków, wśród których najważniejsze to odpowiednia częstotliwość audytowania, jakość list kontrolnych do audytowania i skład grupy audytującej. Najważniejszy jednak w audycie jest fakt, co się dzieje w przedsiębiorstwie po wskazaniu problemów i błędów. Nie mogą być one wykorzystywane do piętnowania braku dyscypliny. Ich celem jest przede wszystkim skupienie się na naprawie lub usunięciu, co w rezultacie sprzyja rozwojowi firmy.

Regularność stosowania audytów lean management

Personel pracuje pod presją wyników i czasu. Trudno w takiej sytuacji znaleźć jeszcze czas na audyt, który nie rozwiązuje bieżących problemów, nie przyspieszy procesu, a jego efekty będą widoczne dopiero w dalszej perspektywie. Dlatego też, by zapewnić systematyczność audytów, trzeba zadbać o to, co następuje:

  1. Ograniczenie liczby zadawanych pytań – nie powinno być ich więcej niż 15. Dłuższe listy będą odstraszały audytorów, a ich uzupełnienie zajmie zbyt dużo czasu pracownikom. Uznaje się, że audyt lean management powinien zająć nie więcej niż 30 minut.
  2. Planowanie audytów. Trzeba dodać, że należy zrobić wszystko, by zaplanowane audyty się odbyły. W ten sposób przekazujemy informację, że to ważny proces.

Należy przy tym pamiętać o celu audytów lean management. Nie jest nim wskazanie odstępstw od standardów, ale poprawa procesów i przekształcenie standardów w nawyk.

Audyt lean management oferta
Audyt lean management oferta

Jak często przeprowadza się audyt lean management?

Częstotliwość przeprowadzania audytów lean management zależy od charakteru procesu i obszaru, w którym jest on dokonywany, jednak jest jedna złota zasada, którą warto stosować w tym zakresie.

Jak brzmi?
Audyty lean management powinny być wykonywane tym częściej, im świeższy jest audytowany proces i im gorszy jest stan wyjściowy procesu.
Użytkownicy procesu lean z czasem uczą się stosowania najlepszych metod i poprawiają wyniki i wtedy można zmniejszyć częstotliwość audytów, pamiętając jednak o tym, by zachować ich regularność.

Wyniki audytu a rzeczywista sytuacja

Niekiedy zdarza się, że mimo świetnych wyników audytu, rzeczywista sytuacja przedstawia się źle.

Gdzie należy szukać przyczyny takiego stanu rzeczy?

Prawdopodobną przyczyną będzie tu nieprawidłowe określenie oczekiwanego stanu w listach audytowych lub w standardach. Na przykład pytania typu „Czy wszystkie standardy pracy zostały podpisane przez pracowników?” będą tylko potwierdzeniem formalnym.

Powtarzające się odstępstwa od standardu

W sytuacji, gdy kolejne audyty wciąż wykazują te same powtarzające się odstępstwa od ustalonych standardów, warto zwrócić uwagę na fakt, czy wyniki po audycie są odpowiednio wykorzystywane.
Pomocne mogą tu okazać się pytania:

  • Czy i jak wyznaczane są działania korygujące?
  • Czy skupiają się na usunięciu przyczyny, czy też tylko na chwilowym zatrzymaniu problemu?
  • Czy daty realizacji nie są zbyt ambitne lub też zbyt rozciągnięte w czasie?
  • Czy działania naprawcze sformułowane są wystarczająco konkretnie?

Subiektywność audytora lean management

Niekiedy zdarza się, że wyniki audytu mogą się różnić w zależności od osoby, która ten audyt wykonuje.

Jak zapobiec takim sytuacjom?

  1. Przed rozpoczęciem audytu danego obszaru przygotowujemy odpowiednie dla niego standardy.
  2. Staramy się tak przygotować arkusze audytowe, by w jak najmniejszym stopniu odwoływały się one do opinii audytorów, a jak najbardziej do obserwacji zastanych faktów. Na przykład zamiast ogólnego pytania: „Czy obszar jest uporządkowany?”, lepiej zadać pytanie: „Czy na stanowisku znajdują się narzędzia, których nie stosuje się w procesie?”.
Audyt lean management cena
Audyt lean management cena

Audyt lean management na różnych poziomach organizacji

Poziom organizacji będzie wskazywał cel audytu lean management (nawet mimo tych samych arkuszy audytowych). Na niższych poziomach organizacji sprawdza się rzeczywiste warunki i poziom kontroli danego procesu. Kierownictwo średniego szczebla kontroluje, czy podwładni radzą sobie ze stosowaniem standardów. Z kolei prezesi i dyrektorzy biorą udział w audytach po to, by nadać im znaczenie i by zapewnić coaching lean swoim podwładnym.

Dodajmy jeszcze, że audyty lean management powinny być przeprowadzane na wyższych poziomach rzadziej niż na niższych.

Rodzaje audytów lean management

Wyróżniamy wiele struktur audytowych, wśród których wybieramy te, które najlepiej sprawdzą się w konkretnym przypadku. Na przykład audyty kaskadowe (nazywane też warstwowymi) realizowane są na wszystkich poziomach firmy i stanowią najlepszy sposób na zaangażowanie grup przełożonych. Z kolei audyty krzyżowe (polegające na sprawdzaniu obszarów zarządzanych przez pracowników tego samego szczebla organizacyjnego) dają okazję do uzyskania świeżego spojrzenia na dany obszar.

Ostateczny cel audytu lean management

Podczas przeprowadzania audytów warto mieć w pamięci ostateczny cel, jakim one służą. Ich efektem ma być ustabilizowanie systemu i procesów w taki sposób, by można było zaprzestać formalnych audytów, a bieżące korygowanie wszelkich napotkanych w trakcie audytu problemów ma nam pomóc w doprowadzeniu do takiego właśnie stanu.

Ile kosztuje dobry i profesjonalny audyt lean management w firmie?

Cennik i oferta na audyt lean management

Napisz do nas i zapytaj o cenę i ofertę na wykonanie audytu lean management w Twoim przedsiębiorstwie.

Dodaj swoje opinie

Please enter your comment!
Please enter your name here