Lean government czyli lean management w administracji i urzędach w praktyce

0
162

Celem doskonalenia procesów w administracji publicznej jest zwiększanie sprawności świadczenia usług publicznych, a także efektywność działania i obniżenie kosztów funkcjonowania tego sektora. Zważywszy na fakt, iż administracja nie ma konkurencji, a finalnym efektem jej pracy nie jest produkt, ale usługa, wprowadzenie wszelkich zmian w jej strukturach będzie się wiązało z dodatkowymi trudnościami. Zaznaczmy jednak, że nie jest niemożliwe.

Wdrożenie lean management w administracji publicznej jest szansą na usprawnienie jej pracy, zmniejszenie kolejek i skrócenie czasu oczekiwania, a także na większe zadowolenie z pracy pracowników (co jak wiemy przekłada się na ich efektywność, a w konsekwencji na zadowolenie klientów). Zobaczmy, w jaki sposób koncepcja lean może przyczynić się do takich pozytywnych zmian.

Koncepcja lean management w administracji

Lean management w administracji (lean government) to koncepcja pozwalająca na zmianę podejścia do funkcjonowania organizacji sektora publicznego. Wyznacza kierunki działania w jego usprawnianiu w oparciu o zasady stosowane z powodzeniem w przedsiębiorstwach produkcyjnych i wykorzystuje oferowane przez lean narzędzia.

Usprawnienia procesów zgodnie z lean w administracji

Najważniejsze efekty, jakich należy się spodziewać dzięki wdrożeniu lean management w administracji, to między innymi:

  1. Krótszy czas realizacji spraw,
  2. Wzrost wydajności pracy pracowników,
  3. Zmniejszenie pracochłonności procesów,
  4. Wzrost zadowolenia klientów.

Zaznaczmy, że spodziewany osiągnięty wzrost efektywności działania będzie tu niższy niż w przypadku organizacji o charakterze komercyjnym.

Najważniejsze elementy koncepcji lean management w administracji

Lean government wykorzystuje zarówno filozofię, jak i narzędzia, które powstały pierwotnie z myślą o działaniu przedsiębiorstw, przy czym dostosowuje je do potrzeb administracji publicznej. Kluczowym elementem lean management w administracji jest rozwinięcie u personelu umiejętności identyfikacji marnotrawstwa w procesach, w których biorą udział. W kolejnym kroku pracownicy zyskują umiejętność ich eliminowania.

Marnotrawstwo i lean management w administracji

Rodzaje marnotrawstwa zdefiniowane przez T. Ohno, a które wyszczególnione zostały w odniesieniu do procesu produkcji, można bez trudu przenieść także na grunt administracji.

Zobaczmy!

  1. Nadprodukcja. W administracji będzie ona oznaczać generowanie informacji bez wcześniejszego rozeznania potrzeb adresatów, tworzenie nieuzasadnionych przepisów i zarządzeń czy produkowanie nadmiernej liczby druków biurowych.
  2. Zapasy. W administracji będą to dokumenty w zbyt dużej ilości lub zbędne, nadmierne zapasy czystego papieru i druków, nadmiar informacji.
  3. Braki, błędy i wady. W administracji będą one oznaczać realizacje procedur niezgodnie z przepisami prawa, niewłaściwe decyzje administracyjne, udzielanie nieprawdziwych lub niekompletnych informacji, nieprawidłowo naliczone płatności, niedotrzymywanie terminów realizacji procedur, zgubienie lub zniszczenie dokumentów.
  4. Oczekiwanie. W administracji będzie to oczekiwanie na decyzję, zezwolenie lub podpis, a także przewlekłe postępowanie administracyjne, brak druków lub materiałów biurowych, opóźnienie we wdrażaniu nowych przepisów czy też przesuwanie działań na najpóźniejszy możliwy termin.
  5. Nadmierne przetwarzanie. To jeden z głównych punktów zapalnych administracji: gromadzenie niepotrzebnych informacji, zbyt rozbudowane lub nawet niepotrzebne procedury, nadmierna sprawozdawczość, wykonywanie niepotrzebnych kopii dokumentów, nadmierne regulacje prawne.
  6. Zbędny transport. W administracji oznaczać będzie to niepotrzebne przesyłanie dokumentów, zbędne podróże służbowe i nieuzasadnione wzywanie stron do osobistego stawiennictwa.
  7. Zbędny ruch. W administracji będzie on oznaczał zbędny ruch pracowników spowodowany przez bałagan, niewłaściwe rozmieszczenie przedmiotów czy też słabą ergonomię stanowisk pracy.
  8. Niewykorzystany potencjał pracowników, który w administracji będzie się przejawiał w braku systemu motywującego do poszukiwania usprawnień, rezygnacji z pracy zespołowej i braku szkoleń.

Poziomy lean management w administracji

W lean management w administracji można wyróżnić dwa poziomy. Pierwszy z nich to podbudowa całego systemu. Tworzy kulturę organizacyjną i przygotowuje organizację do przyjęcia nowego podejścia, do zmiany strategii, ukształtowania przywództwa i zaangażowania pracowników. Podbudowę tę stanowi grupa sterująca, zespół projektowy, program treningowo-szkoleniowy i systematyczny rozwój wiedzy pracowników. Drugi poziom, techniczny, zawiera metody i techniki pomocnicze dobrane specjalnie z myślą o potrzebach instytucji sektora publicznego.

Przeszkody pojawiające się podczas wdrażania lean management w administracji

Wdrożenie lean management w administracji wiąże się z pokonywaniem przeszkód zewnętrznych i wewnętrznych. Do pierwszych z nich można zaliczyć brak konkurencji, brak konieczności samofinansowania działalności, trudności w analizowaniu produktu (usługi) pod kątem wartości, wpływ polityków i uwarunkowania prawne utrudniające redukcję marnotrawstwa w procesach. Z kolei do przeszkód wewnętrznych zaliczymy ograniczone możliwości w zakresie delegowania uprawnień, ograniczoną wiedzę kierowników w zakresie nowoczesnych rozwiązań organizacyjnych i niedostosowany system motywacyjny.

Rzućcie okiem jeszcze na garść praktycznych porad związanych z wdrożeniem lean management w administracji publicznej i urzędach:

Lean management na produkcji i w administracji

System zarządzania lean management został opracowany z myślą o przedsiębiorstwach produkcyjnych i niektóre metody są z nim ściśle związane. Mowa tu o takich narzędziach jak na przykład TPM (ang. Total Productive Maintenance, całościowe produktywne utrzymanie ruchu), heijunka, technologia grupowa czy SMED (ang. Single Minute Exchange of Die, jednominutowe przezbrojenie maszyn). Okazuje się jednak, że nawet takie narzędzia można wykorzystać do optymalizacji procesów zachodzących w administracji publicznej. TPM na przykład może posłużyć do poprawy działania wyposażenia biurowego, a SMED sprawdzi się w usprawnianiu obsługi klientów.

Zobacz także:

A Wy jak widzicie wdrożenie lean management w urzędach i administracji państwowej?

Dodaj swoje opinie

Please enter your comment!
Please enter your name here