Lean office czyli lean management w biurze w praktyce

0
56

Lean management to koncepcja uniwersalna, która wdrażana jest zarówno w zakładach produkcyjnych, jak i w przedsiębiorstwach usługowych, bankach, biurach czy służbie zdrowia. Choć oferuje cały zestaw praktycznych metod i narzędzi służących optymalizacji procesów, u jej podstaw leży filozofia kaizen, zakładająca konieczność ciągłego doskonalenia. Co więcej, dla prawidłowego, a przede wszystkim skutecznego wdrożenia lean management w biurze, zakładzie czy banku konieczna jest głęboka zmiana kultury organizacyjnej, obejmująca pracowników wszystkich szczebli.

Jak wygląda wdrożenie lean management w biurze i jakie można odnieść z niego korzyści? Jakie narzędzia najczęściej są tu wykorzystywane i w jaki sposób przenosi się zasady powstałe w branży motoryzacyjnej do biura?

Lean management w biurze
Lean management w biurze

Marnotrawstwo i lean management w biurze

U podłoża koncepcji lean management leży zasada wytwarzania produktów (usług) jak najwyższej jakości przy jednoczesnym minimalizowaniu marnotrawstwa. Zmiany przeprowadza się przy użyciu dostępnych środków, z zastosowaniem odpowiednich narzędzi lean management. Marnotrawstwo (jap. muda) to wszelkie podejmowane czynności i wykorzystywane materiały, które nie dodają wartości usłudze. Wartość natomiast stanowi wszystko to, za co klient jest gotów zapłacić.

Jakie rodzaje marnotrawstwa mogą pojawić się w biurze?

Lean management pierwotnie dotyczyło procesów produkcyjnych, jednak z biegiem czasu okazało się, że można je odnieść również do innych branż. Co ciekawe, wyszczególnione rodzaje marnotrawstwa, powstałe w odniesieniu do procesów produkcyjnych, można znaleźć również w procesach zachodzących w biurze, choć oczywiście będą one obejmować inne czynniki.

Zobaczmy!

  1. Nadprodukcja, która w biurze może oznaczać nadmierną ilość spotkań, nazbyt rozbudowane raporty czy wysyłanie maili do wszystkich osób znajdujących się w książce adresowej.
  2. Nadmierne zapasy w biurze mogą oznaczać zgromadzone dokumenty (które można by zarchiwizować) oraz nadmierne zapasy materiałów biurowych.
  3. Błędy i braki w dokumentach i przekazywanych informacjach.
  4. Niepotrzebny ruch (szukanie dokumentów i plików w komputerze).
  5. Nadmierne przetwarzanie (tworzenie raportów, które nie są przez nikogo analizowane, wprowadzanie tych samych danych przez kilka osób).
  6. Oczekiwanie na podpis przełożonego, na informacje zwrotne i dokumenty z innych oddziałów, a także na naprawę urządzeń biurowych.
  7. Zbędny transport, na przykład przenoszenie dokumentów pomiędzy budynkami, piętrami, pokojami czy też wysyłanie maili z obszernymi załącznikami.
  8. Niewykorzystane możliwości pracowników, na przykład tworzenie prostych raportów przez dyrektorów.

Metoda 5S i lean management w biurze

Dobrze zorganizowane, uporządkowane i urządzone zgodnie z zasadami ergonomii stanowiska pracy stanowią podstawę dobrego funkcjonowania każdej firmy. Lean management oferuje do tego celu narzędzie nazywane 5S, którego nazwa pochodzi od pięciu czynności – kroków, które należy podjąć w celu stworzenia optymalnego stanowiska pracy: selekcja, systematyka, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina (samodoskonalenie).

Lean management w biurach
Lean management w biurach

Jak wygląda wdrożenie 5S w biurze?

Prześledźmy teraz cały proces tworzenia dobrze zorganizowanego stanowiska pracy w biurze:

  • Selekcja – oddzielamy na stanowisku pracy rzeczy niezbędne od zbędnych i te ostatnie usuwamy. Dotyczy to zarówno urządzeń biurowych, mebli, jak i dokumentów, segregatorów czy też plików komputerowych.
  • Systematyka – układamy przedmioty na stałe, opisane miejsca w sposób funkcjonalny, by ograniczyć zbędny ruch.
  • Sprzątanie – odkurzenie i wyczyszczenie urządzeń i mebli.
  • Standaryzacja – stworzenie standardów, które będą obowiązywać wszystkich, na przykład podczas archiwizowania danych.
  • Samodoskonalenie – polega na budowaniu nawyku ciągłego dbania o zachowanie uzyskanych standardów.

Zarządzanie wizualne i lean management w biurze

Zarządzanie wizualne jest niezwykle przydatne w biurze, gdzie stosuje się je do prezentacji danych, zapisów, tabel czy wyników. W tym celu można użyć tablic informacyjnych zarządzania wizualnego, w których wykorzystuje się metodę 5M. Tablice dzieli się tu na pięć działów: Manpower (pracownicy), Machines (maszyny), Materials (materiały), Methods (metody), Measurements (pomiary).

Przyjrzyjmy się temu bliżej.

  1. Manpower – matryce kompetencji i zastępstw, szkolenia pracowników, informacje dotyczące nieobecności pracowników,
  2. Machines – matryce przeglądów urządzeń biurowych oraz osoby odpowiedzialne za dopilnowanie napraw i konserwacji,
  3. Materials – informacje dotyczące zamówień na materiały biurowe i osób za nie odpowiedzialnych,
  4. Methods – metody pracy i współpracy oraz wytyczne i regulaminy,
  5. Measurements – analizy procesów.

Stosowanie zarządzania wizualnego w biurze pozwala na usprawnienie pracy i komunikacji pomiędzy pracownikami i klientami, a także obrazowanie procesu i ułatwienie samokontroli.

Lean management a biuro
Lean management a biuro

Mapowanie strumienia wartości jako jedno z narzędzi lean management w biurze

Dzięki mapowaniu strumienia wartości możemy spojrzeć na procesy zachodzące w biurze z szerszej perspektywy. Pozwala ono na zidentyfikowanie i zrozumienie przepływu zadań w usłudze i przepływu informacji. Mapowanie polega na śledzeniu całego procesu usługowego i przedstawieniu jego przebiegu na kartce papieru. W drugim kroku ryzujemy mapę stanu przyszłego, przedstawiającą pożądany stan, do którego będziemy dążyć.

A oto szczegółowe etapy mapowania strumienia wartości, jakie przeprowadza się podczas wdrożenia lean management w biurze:

• Wybór i zdefiniowanie procesu.
• Stworzenie mapy stanu obecnego.
• Identyfikacja marnotrawstwa (problemów) na powstałej mapie.
• Stworzenie mapy stanu przyszłego.
• Stworzenie planu wdrożenia działań zarówno krótkoterminowych, jak i długoterminowych.

Zobacz jak w praktyce wygląda lean office:

Lean management w biurze i filozofia kaizen

Jak powiedzieliśmy we wstępie, u podstawy koncepcji lean management leży filozofia zakładająca, iż sukces jest możliwy do osiągnięcia tylko dzięki nieustannemu poszukiwaniu nowych, coraz to lepszych rozwiązań. Kaizen, bo o tej filozofii mowa, to dążenie do doskonałości drogą małych kroków, które jednak w ostatecznym rozrachunku pozwalają na uzyskanie optymalnych rezultatów.

Dodaj swoje opinie

Please enter your comment!
Please enter your name here