Lean management w działach hr / Wdrożenia, przykłady i praktyczne zastosowania

0
230

Lean management to koncepcja zarządzania, która znajduje zastosowanie w działach HR jako metoda pomagająca w zespołowym rozwiązywaniu problemów i motywująca do ciągłego dążenia do doskonałości. Nieustanne podnoszenie jakości produktów czy też usług wpisane jest w lean management, dlatego warto sprawdzić, w jaki sposób ta metoda zarządzania może wpłynąć korzystnie na pracę działów HR.

Koncepcja lean management w działach HR

Optymalizacja procesów i wykonywanych w czasie ich trwania czynności koncentruje się na podnoszeniu efektywności pracowników. Wprowadzane usprawnienia mają na celu stworzenie takich warunków, w których ich praca będzie bardziej wydajna, a także będzie zapewniała najwyższą jakość usług dostarczanych klientowi w odpowiednim czasie.

Koncepcja lean management w działach HR (a także we wszystkich innych działach) wymaga stworzenia w danej organizacji kultury nastawionej na ciągłe doskonalenie (kaizen).

Trzeba przy tym zaznaczyć, że w tworzenie jej muszą być zaangażowani wszyscy pracownicy, a jej podstawę stanowi praca zespołowa polegająca na wspólnym rozwiązywaniu problemów.

Lean management w działach hr
Lean management w działach hr

Optymalizacja procesów zachodzących w działach HR

Optymalizacja procesów zachodzących w działach HR ma na celu przede wszystkim wyodrębnienie wartości usługi widzianej oczami klienta. W drugim kroku będziemy identyfikować marnotrawstwo (czyli wszystkie czynności, które nie dodają tej wartości) i je minimalizować.

Zgodnie z koncepcją lean lean management firma powinna dążyć do tego, by precyzyjnie, bez opóźnień, reagować na zapotrzebowanie zgłaszane przez klientów. Stąd każda czynność dodająca wartość do usługi powinna być nieustannie ulepszana, czyli pozbawiana marnotrawstwa.

Lean management w działach HR i rozwiązywanie problemów (Problem solving)

Problemy są naturalnym elementem funkcjonowania każdej firmy i każdego działu w organizacji. Lean management oferuje narzędzia, które pomagają w ich rozwiązywaniu.
Podstawę znalezienia rozwiązania stanowią trzy punkty:

  1. Zdefiniowanie stanu obecnego,
  2. Określenie stanu, do którego dążymy,
  3. Znalezienie luki.

Jeszcze o rozwiązywaniu problemów w działach HR z zastosowaniem koncepcji lean management

Lean management oferuje podejście do problemów jak do dobrze zaprojektowanych eksperymentów (ustalenie hipotezy, zaplanowanie działań mających na celu jej weryfikację, działanie oraz sprawdzenie poprawności postawionej hipotezy).

Zgodnie z koncepcją lean, 80% drogi do rozwiązania problemu zajmuje planowanie. Dzięki takiemu postępowaniu unikamy marnotrawstwa na etapie działania. Bez względu na to, jakie narzędzie wybierzemy do rozwiązania problemu w dziale HR, warto pamiętać o kilku „złotychzasadach lean management:

  1. Analizujemy problem od ogółu do szczegółu (Metoda 5 Why),
  2. Ważne są fakty, nie opinie,
  3. Zamiast szukać winnego, szukamy błędów w procesie i standardzie pracy,
  4. Zanim przejdziemy do proponowania środków zaradczych, dochodzimy do przyczyny problemu.
  5. Eliminujemy problem poprzez wprowadzenie nowego standardu pracy.

Lean management i praca standaryzowana w działach HR

Praca standaryzowana, zgodnie z zasadą lean, to podstawa wszelkiego doskonalenia, także w działach HR. Daje nam ona możliwość weryfikacji tego, czy się doskonalimy, a ponadto wykonywanie za każdym razem tej samej czynności pozwala nam na uzyskanie stałej jakości i wydajności.

Standard obejmuje:

  • Poszczególne zabiegi,
  • Kolejność wykonywania zabiegów,
  • Konieczne oprzyrządowanie,
  • Potrzebne urządzenia i materiały,
  • Określenie czasu, w jakim zabieg powinien być wykonany.

Wykorzystanie lean management w działach HR

Zgodnie z koncepcją lean management każdy z procesów, jakie realizują działy HR (wsparcie efektywności pracowników, podniesienie jakości oferowanych produktów i usług), można nieustająco usprawniać.

Służą do tego następujące zasady:

  1. Unikanie 3 M (Mura – nieregularność, Muri – przeciążenie, Muda – straty).
  2. Likwidowanie 8 rodzajów marnotrawstwa (nadprodukcja, oczekiwanie, nadmierny transport, nadmierne przetwarzanie, magazynowanie, nadmierny ruch, błędy i defekty, niewykorzystany potencjał pracowników).
  3. Zespołowe rozwiązywanie problemów.
  4. Zespołowe odkrywanie przyczyn obniżających jakość i efektywność podejmowanych przez dział HR działań.
  5. Standaryzacja działań i wprowadzanie kolejnych udoskonaleń (kaizen).
Lean management w działaniach hr
Lean management w działaniach hr

Zarządzanie kompetencjami pracowników z zastosowaniem zasad lean management

Pierwotnie wyróżniono siedem typów marnotrawstwa. W toku wielu doświadczeń podczas wdrażania lean management w firmach okazało się jednak, że niewykorzystany potencjał pracowników jest na tyle istotny, by dodać go do listy rodzajów marnotrawstwa.

Według lean HR mówiąc o kompetencjach, mamy na myśli wiedzę, umiejętności i odpowiedzialność. Szkolenia pracowników mają na celu przede wszystkim budowanie ich wiedzy i poszerzanie umiejętności.

Jednak wbrew pozorom samo szkolenie stanowi dopiero początek nabywania kompetencji.

Kolejny krok stanowi podejmowanie nowych wyzwań mających na celu praktyczne zastosowanie zdobytej wiedzy. Koncepcja lean management, oparta o zasadę ciągłego dążenia do doskonałości, wspiera zdobywanie nowej wiedzy, a jednocześnie wymaga ciągłego szukania nowych, lepszych rozwiązań.

Wykorzystanie założeń lean management w procesie rekrutacji i selekcji

Zasady lean management pomagają w rozwiązywaniu problemów często spotykanych w pracy działów HR.

Zobaczmy:

  1. Pracownicy na kluczowych stanowiskach szybko odchodzą. Jaka może być tego przyczyna? Prawdopodobne przyczyny: źle ustawione widełki płacowe, zatrudnianie niewłaściwych osób czy też składanie obietnic bez pokrycia.
  2. Osoby na obsadzonych stanowiskach nie mogą sprostać powierzonym zadaniom. Tu przyczynę problemu może stanowić źle zdefiniowany profil kandydata, wybór niewłaściwych kandydatów czy nieprawidłowo określone źródła pozyskiwania kandydatów.
  3. Wysokie koszty będące skutkiem marnotrawstwa polegającego na przykład na przedstawieniu zlecającemu zbyt dużej liczby kandydatur do rozpatrzenia, przeciąganiu spotkań z kandydatami, wielokrotnym drukowaniu tych samych aplikacji, nieustannym angażowaniu zlecającego w podejmowanie decyzji leżących w gestii działu HR czy też długim czasie poszukiwania kandydatów.

A jak Wy wdrażacie i wykorzystujecie lean mangement w działaniach swoich działów HR? Dajcie znać w komentarzach jakie są Wasze opinie na ten temat.

Dodaj swoje opinie

Please enter your comment!
Please enter your name here